ZEIT- UND SELBSTMANAGEMENT

Die fünf Optimierungsfelder – die 5 OMF

Wie gut es uns gelingt, unsere Arbeitsabläufe zu optimieren, die Vielzahl der Aufgaben sinnvoll zu planen und diese Pläne umzusetzen, hängt sowohl von äußeren wie auch von inneren Faktoren ab:

1. Wie strukturiere ich meine Aufgaben?
2. Wie nutze ich meine Zeit?
3. Wie sieht meine Energiebilanz aus?
4. Wie gehe ich mit „menschlichen Zeitdieben“ um?
5. Wie kann ich Einfluss auf mein Umfeld nehmen?

Wir benötigen die passenden Techniken und Impulse sowohl bei der Gestaltung der äußeren und der inneren Faktoren. Zeit- und Selbstmanagement bedeutet, sich und sein Umfeld bewusst wahrzunehmen, zu hinterfragen und die Strategien zur Bewältigung der Arbeit zu ändern, sofern sie nicht zum Erfolg führen.

Diese Qualifizierungsreihe gibt Impulse in jedem der obigen  Bereiche. Die Bausteine können unabhängig voneinander und in beliebiger Reihenfolge oder Kombination gebucht werden.

Dauer pro Modul: 4 Stunden

 

Modul 1 – Optimierte Aufgabenerfüllung:
Wie strukturiere ich meine Aufgaben?

Seminar-Ziele

• Zeit- und Aufwand schätzen lernen
• Arbeitsabläufe und Gewohnheiten im Büro und im Homeoffice bewusst reflektieren
• Strukturiert und Flexibel planen lernen
• Richtig Prioritäten setzen

Inhalte/Themen

• Zeitwahrnehmung
• Pausenmanagement
• Zeitfresser
• Zeitfallen
• Nein sagen

Aspekt Home-Office

Der Tagesablauf im Home-Office unterscheidet sich wesentlich vom Bürotagesablauf. Im Home-Office mischen sich private und  geschäftliche Aufgaben. „Störungen“ durch Partner/Familie/ Umfeld verlangen aktive Steuerung. Was im Büro der selbstverständliche Arbeitsplatz ist, muss nicht selten im derzeitigen „Homeworking“ mit Familienangehörigen geteilt werden.

Auch das Mittagessen erfordert oftmals einen ungewohnten Zeitaufwand.

 

Modul 2 – Optimierte Zeitnutzung:
Wie nutze ich meine Zeit effektiv und effizient?

Seminar-Ziele

• Reflexion der eigenen Zeitwahrnehmung
• Zusammenhänge und Konsequenzen erkennen
• Strategien zur bewussten Selbststeuerung entwickeln
• Be- oder Entschleunigung?
• Fokussieren oder Defokussieren – das richtige Maß erkennen

Inhalte/Themen

• Zeitwahrnehmung
• Zeittheorien
• Zeitfresser
• Zeitfallen

Aspekt Home-Office

Die Art und Weise unserer Zeitwahrnehmung hat Auswirkungen auf unsere Prioritäten. Ebenso hat z.B. der Weg zur Arbeit, der beim Arbeiten im Home-Office entfällt, für manche einen hohen Stellenwert. Je nach Zeittyp fällt uns das Arbeiten im Home-Office leichter oder schwerer bzw. bedarf es einer anderen Organisationsform. Die einen haben erhöhten Organisationsaufwand (damit sie den Überblick behalten) – die anderen benötigen erhöhte Achtsamkeit (damit keine Überlastung passiert). Bewegung, soziale Kontakte, kollegialer Austausch müssen im Home-Office aktiv geplant werden – diese ergeben sich nicht wie im Büroalltag.

 

Modul 3 – Optimiertes Energiemanagement:
Wie sieht meine Energiebilanz aus?

Seminar-Ziele

• Energiebilanz aufstellen
• Energieräuber identifizieren
• Leistungskurve erkennen
• Tankstellen bewusst nutzen
• Grenzen setzen

Inhalte/Themen

• Bedeutung von latenten Energieräubern (unerledigtes, unangenehmes, unsortiertes, …)
• Biorhythmus
• Pausenmanagement
• Entspannungs-Techniken
• Konzentrations-Tools

Aspekt Home-Office

Für manche Menschen ist das Arbeiten im Home-Office eine funktionierende Alternative zum Büroalltag. Sie können sich gut allein strukturieren und organisieren. Soziale Kontakte in Form von Kollegen werden eher nicht vermisst oder durch andere ausgeglichen. Kollegialer fachlicher Austausch geschieht digital. Für andere bedeutet die Distanz eher eine Belastung.  Die gewohnte Arbeitsumgebung fehlt, die Routine, die kollegialen Kontakte und auch die räumliche Nähe zu Vorgesetzten.

Digitales Arbeiten ist anstrengender, erfordert mehr Konzentration, Augen und Körper werden anders belastet. Die Anlässe sich zu bewegen, einen Raum und Blickwechsel vorzunehmen sind weniger, die Wege kürzer.

 

Modul 4 – Optimierter Umgang mit Personen:
Wie gehe ich mit „menschlichen Zeitdieben“ um?

Seminar-Ziele

• Gespräche führen: wertschätzend und klar
• Aktiv kommunizieren
• Sensibilisierung für Missverständnisse und deren Vermeidung
• Handlungsweisen der anderen verstehen lernen

Inhalte/Themen

• Kommunikationsmodelle
• Kontrollierter Dialog
• Aktives Zuhören
• Fragearten

Aspekt Home-Office

Die Erfahrungen gehen auch hier in zwei Richtungen. Sitzungen und Gespräche werden digital oftmals als zielstrebiger und effizienter empfunden – gleichzeitig fehlen wichtige körpersprachliche, mimische und stimmliche Eindrücke, was zu Verständigungsschwierigkeiten oder Missverständnissen führen kann.

Ein anderer Aspekt ist das klare Kommunizieren von Erwartungen und Grenzen. Im Büro sind es vielleicht die anwesenden Kollegen – im Home-Office die  Familienmitglieder/Partner, denen gegenüber wir eine klare Kommunikation trainieren sollten. Wie sorge ich „klar in der Sache“ und „wertschätzend in der Person“ für einen gleichermaßen konstruktiven und effizienten Umgang? Welche (neuen) Regeln braucht es?

 

Modul 5 – Optimierte Umfeldsteuerung:
Wie kann ich Einfluss auf mein Umfeld nehmen?

Seminar-Ziele

• Zeitverschwendung wahrnehmen und ansprechen
• Ineffiziente Prozesse reduzieren
• Über den Tellerrand hinaus schauen
• Rollen klären
• Möglichkeiten und Grenzen der Steuerung reflektieren

Inhalte/Themen

• Besprechungskultur
• Arbeitsabläufe / -prozesse
• Systemische Ansätze
• Work-Live-Balance
• Kollegiale Beratung

 

Aspekt Home-Office

Das Umfeld im Büro ist ein anderes als im Home-Office.

Die übliche Rolle als Privatperson in den eigenen Räumen zu Hause unterscheidet sich von der neuen Rolle als Mitarbeiter*in im Home-Working. Wie gut gelingt der Rollenwechsel?

Wie sehr mein Umfeld mich beeinflusst (positiv wie negativ) ist individuell verschieden.

Wie kann die Abgrenzung von Privat und Beruf gelingen? Das fällt im Home-Office schwerer als im Büro.